BPAD Kota Musnahkan 315 Box Arsip

Permasalahan arsip perlu mendapat perhatian serius terutama untuk mejaga arsip yang ada. Namun seiring bertambahnya jumlah arsip dibutuhkan ruang yang luas untuk penyimpanan arsip-arsip tersebut.  Hal tersebut menyadi permasalahan baru untuk kesedian ruangan, sarana, tenaga pemelihara, perawatan dan juga penemuan arsip kembali. Demikian disampaikan Walikota Denpasar IB Rai Dharmawijaya Mantra dalam sambutan tertulisnya yang dibacakan Sekda Kota Denpasar AAN Rai Iswara saat pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna di Wantilan Museum Bali, Kamis (5/12). Dalam pemusnahan arsip tersebut yangdihadiri  seluruh SKPD terkait, juga di tayangkan film dokumenter tentang Kota Denpasar tempo dulu.

Sebelum membacakan sambutan Walikota lebih lanjut Sekda Kota Denpasar AAN Rai Iswara mengharapkan agar semua pegawai bekerja secara girang dengan berpengangan pada catur marga. Dengan demikian akan selalu gembira dimanapun bekerja. Terkait dengan pemusanahan arsip Rai Iswara mengharapkan agar dilaksanakan rutin tiap tahun sehingga dapat menata arsip lebih baik. “Saya harapkan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) melaksanakan pemusnahan sacara rutin tiap tahun sehingga arsip yang ada terus tertata,” ujar Rai Iswara sembari menambahkan sehingga tidak memerlukan ruang yang luas untuk arsip.

Sementara Walikota Denpasar dalam sambutan tertulisnya menyampaikan untuk mengatasi tumpukan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna perlu diadakan penyusutan arsip salah satunya dengan pemusnahan sehingga memberikan tempat yang baik terhadap arsip yang memiliki nilai guna. Dalam pemusnahan arsip tersebut harus dilakukan sesuai prosedur yang berlaku. Mengingat pemusnahan arsip ini memiliki nilai resiko hukum yang sangat tinggi untuk itu diperluakan ketelitian yang tinggi sehingga tidak terjadi kesalahan. Menurut Rai Mantra pemusnahan arsip juga untuk mempermudah pengawasan, pemeliharaa dan penghematan tempat terhadap arsip yang memiliki nilai guna tinggi. Ini juga sebagai wujud manajemen yang baik dalam kearsipan.

Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (BPAD) Kota Denpasar IGA Rai Anom Suradi ditemu disela-sela pemusnahan arsip mengatakan merupakan tahap akhir dalam pengelolaan arsip yang diciptakan setelah disimpan dan dipelihara. Pemusnahan arsip yang dilakukan merupakan kegiatan untuk mencapai efesiensi dalam pengelolaan arsip khususnya menyangkut ruang dan tempat. Menurut Anom Suradi sebelum dimusnahkan didahului dengan tahapan pra penilaian selama 3 bulan oleh Arsiparis Provinsi Bali dan Kota Denpasar. Kemudian tahap kedua penilaian selama 2 bulan terhadap arsip yang diusulkan oleh Arsiparis Provinsi Bali dan Arsiparis Kota Denpasar beserta unit kerja yang memiliki arsip tersebut. Dalam persiapan proses pemusnahan ada tiga model arsip yaitu arsip yang sifatnya pemanen tidak dapat dimusnahkan seperti akte, kemudian arsip dinilai kembali artinya setelah beberapa tahun kedepan baru dapat dimusnahkan dan terakhir arsip yang bisa dimusnahkan. Setelah mendapat persetujuan Walikota Denpasar baru dilaksanakan pemusnahan arsip seperti sekarang ini. “Proses pemusnahan arsip melalui proses yang cukup panjang sehingga arsip yang dimusnahkan benar-benar yang tidak memiliki nilai guna,” ujar Anor Suradi. Untuk pemusnahak kali ini terdapat 315 box arsip yang dimusnahkan yang berasal dari Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah serta dari Satuan Polisi Pamong Praja Kota Denpasar. Kedepannya Anom Suradi mengatakan kegiatan ini akan dilaksanakan secara rutin sehingga arsip yang ada benar-benar tertata dengan baik.(Gst-Humasdps)